Verwerkersovereenkomst

1. 1.1 Voor de gegevens van kopers, houders van tickets en bezoekers van haar events is de organisatie verwerkingsverantwoordelijke. Zij bepaalt waarom die gegevens worden verwerkt: om tickets te verkopen, toegang te geven en haar event te organiseren. Ticketlord is daarvoor verwerker.
2. 1.2 Ticketlord is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de accounts op het platform, de koperapp, overdragen, doorverkoop en de wachtlijst, de beveiliging van het platform en de eigen administratie, zoals de servicekosten. Daarvoor geldt de privacyverklaring , niet deze overeenkomst.
3. 1.3 Mollie verwerkt de betalingen als zelfstandige verantwoordelijke, op grond van de overeenkomst tussen de organisatie en Mollie. Mollie is geen subverwerker van Ticketlord.

1. 2.1 Ticketlord verwerkt de gegevens alleen om de dienst te leveren die in de voorwaarden voor organisatoren staat, en volgens de schriftelijke instructies van de organisatie. De instellingen die de organisatie in het dashboard kiest, gelden als instructie.
2. 2.2 Wat Ticketlord verwerkt, voor wie en hoe lang, staat in de bijlagen bij deze overeenkomst.
3. 2.3 De overeenkomst loopt zolang Ticketlord gegevens voor de organisatie verwerkt.
4. 2.4 Vindt Ticketlord dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laat het dat de organisatie direct weten.

1. 3.1 Ticketlord houdt de gegevens geheim en gebruikt ze niet voor eigen doelen.
2. 3.2 Iedereen die voor Ticketlord toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.
3. 3.3 Ticketlord geeft de gegevens alleen aan anderen als de organisatie dat vraagt, als een subverwerker ze nodig heeft voor de dienst, of als de wet dat verplicht. In dat laatste geval laat Ticketlord het de organisatie weten, tenzij dat niet mag.

1. 4.1 Ticketlord neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen. De belangrijkste staan in bijlage 2.
2. 4.2 Ticketlord mag de maatregelen aanpassen, zolang het niveau van de beveiliging niet omlaag gaat.

1. 5.1 De organisatie geeft Ticketlord algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De subverwerkers van nu staan in bijlage 3.
2. 5.2 Ticketlord meldt een nieuwe subverwerker ten minste 30 dagen vooraf. De organisatie kan binnen die tijd met redenen bezwaar maken. Komen we er samen niet uit, dan kan de organisatie opzeggen.
3. 5.3 Ticketlord legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst, en blijft tegenover de organisatie verantwoordelijk voor hen.
4. 5.4 Gegevens gaan alleen buiten de Europese Economische Ruimte als daar de waarborgen van de AVG voor gelden, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

1. 6.1 Ticketlord helpt de organisatie om verzoeken van kopers en bezoekers af te handelen, zoals een verzoek om inzage of verwijdering.
2. 6.2 Krijgt Ticketlord zo'n verzoek rechtstreeks, dan stuurt het dat door naar de organisatie, tenzij het verzoek alleen gaat over gegevens waarvoor Ticketlord zelf verantwoordelijk is.

1. 7.1 Ontdekt Ticketlord een inbreuk op de beveiliging die de gegevens van de organisatie raakt, dan meldt het dat zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na de ontdekking, aan de organisatie.
2. 7.2 Ticketlord geeft daarbij wat de organisatie nodig heeft om te beoordelen of ze de inbreuk moet melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen: wat er gebeurde, welke gegevens en hoeveel mensen het raakt, de gevolgen en de maatregelen.
3. 7.3 Melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen doet de organisatie, tenzij we anders afspreken.

1. 8.1 Ticketlord helpt de organisatie waar dat redelijk is bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens.
2. 8.2 Ticketlord geeft de organisatie de informatie die nodig is om te laten zien dat deze overeenkomst wordt nageleefd.
3. 8.3 De organisatie mag dat eens per jaar laten controleren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht, na een aankondiging van ten minste vier weken. De organisatie draagt de kosten, tenzij de controle laat zien dat Ticketlord deze overeenkomst op een wezenlijk punt niet naleeft.

1. 9.1 Na het einde van de dienst verwijdert Ticketlord de gegevens die het voor de organisatie verwerkt, binnen drie maanden. Vraagt de organisatie daar voor het einde om, dan krijgt ze eerst een export.
2. 9.2 Gegevens die Ticketlord of de organisatie wettelijk moet bewaren, zoals de financiële kant van bestellingen, verwijdert Ticketlord pas na die termijn.
3. 9.3 Uit de back-ups verdwijnen de gegevens binnen 90 dagen na het verwijderen.

1. 10.1 Voor de aansprakelijkheid geldt wat in de voorwaarden voor organisatoren staat.
2. 10.2 Spreken deze overeenkomst en de voorwaarden voor organisatoren elkaar tegen over persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor.
3. 10.3 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Wie

• Kopers van tickets, ook bij doorverkoop
• Houders van tickets na een overdracht
• Wie op de gastenlijst staat of een ticket krijgt zonder te kopen

Welke gegevens

• Naam en e-mailadres
• Bestellingen: tickets, prijzen, servicekosten, tijdstip, status, en de partner of campagnebron
• Tickets: codes, houder, overdrachten en of het ticket is terugbetaald
• Scans aan de deur: tijdstip, ingang, scantoestel en uitslag

Ticketlord verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens en geen betaalgegevens van kopers.

Wat Ticketlord doet

• Bestellingen vastleggen en tickets uitgeven
• Tickets en bevestigingen per e-mail versturen
• De ticketlijst naar de scanners van de organisatie sturen en scans verwerken
• Het dashboard van de organisatie laten zien wat er verkocht en gescand is
• Terugbetalingen die de organisatie start, doorgeven aan Mollie

Hoe lang

• Bestellingen en tickets: zeven jaar na het einde van het jaar van de bestelling, voor de financiële administratie. Daarna verwijdert Ticketlord naam, e-mailadres en antwoorden op vragen; de bedragen blijven zonder persoonsgegevens.
• De gastenlijst: zeven jaar na het einde van het jaar waarin iemand is toegevoegd
• Scans aan de deur: twaalf maanden na het event; daarna blijven alleen tellingen
• Berichten aan de systemen van de organisatie (webhooks): 30 dagen
• Back-ups: 30 dagen op de server, 90 dagen op een tweede plek

• Alle verbindingen zijn versleuteld met TLS.
• De koppeling met Mollie en de IBAN's van doorverkopers staan versleuteld in de database (AES-GCM).
• Links in e-mails (overdracht, wachtlijst) en inlogsessies bewaren we alleen als hash.
• Tickets hebben een digitale handtekening; de live QR-code in de koperapp verandert elke 15 seconden, zodat een kopie niet werkt.
• Toegang in het dashboard gaat per rol. Voor handelingen met geld is tweestapsverificatie verplicht.
• Elke nacht een versleutelde back-up, met een wekelijkse test of terugzetten werkt.
• Het aantal verzoeken per IP-adres is begrensd, tegen misbruik en overbelasting.
• De server staat in de Europese Unie en alleen beheerders van Ticketlord hebben toegang.

• Hostingprovider (VPS): de server waarop Ticketlord draait, met de database en de back-ups. In de Europese Unie.
• Resend: verstuurt de e-mails aan kopers. Gevestigd in de Verenigde Staten.
• Dienst die storingen bewaakt: zodra die in gebruik is, in de Europese Unie en zonder gegevens van kopers.